Het eerste kwartaal dat ik mijn eigen BTW-aangifte moest indienen zonder dat een accountant het voor me deed, schatte ik die tijd ongeveer een hele dag te laag in. Niet omdat het formulier zelf moeilijk is. Het formulier kost twintig minuten als je cijfers kloppen. Het is alles wat je doet voor je achter dat formulier gaat zitten, wat ik niet goed begrepen had.
Voor wie er nog niet mee te maken heeft gehad, BTW-aangifte in de EU bestaat grofweg uit vier bewegende delen, en de meeste facturatie-software handelt er hooguit één goed van af.
Het eerste is de uitsplitsing per tarief. Elke factuur die je stuurt heeft een tarief eraan gekoppeld. In Nederland is dat 21 procent voor het meeste, 9 procent voor een korte lijst categorieën, 0 procent voor export en verlegde BTW, en een vrijgestelde categorie voor zaken als zorg en onderwijs. Op de BTW-aangifte wil de Belastingdienst de totalen per tarief apart zien. Als jouw facturatie-tool de regels niet al bij het maken op tarief classificeert, zit je op het einde van het kwartaal alles in een spreadsheet te hertaggen. Dat is wat de meeste freelancers die ik ken stilletjes elk kwartaal opnieuw doen.
Het tweede is de verlegde BTW bij EU B2B-verkopen. Als je een dienst verkoopt aan een BTW-geregistreerde onderneming in een ander EU-land, bereken je zelf geen BTW. Je zet “BTW verlegd” op de factuur, de afnemer verwerkt de BTW aan zijn kant, en jij houdt een lijst bij van elke verkoop waarvoor dat geldt. Eén keer per kwartaal lever je die lijst in als een aparte opgave, de ICP-opgave (intracommunautaire prestaties). In Duitsland heet hetzelfde formulier Zusammenfassende Meldung, in Frankrijk DEB of DES. De mechanica is dezelfde. Je hebt per klant een uitsplitsing nodig van elke verlegde verkoop, met het BTW-nummer van die klant, de periode, en het totaalbedrag.
De meeste facturatie-software heeft ergens een vinkje dat “EU reverse charge” heet. Maar de ICP-opgave eruit produceren is een ander verhaal. Die stel je in mijn ervaring zelf samen.
Het derde is de BTW op je uitgaven, het stuk dat iedereen vergeet. Als je een laptop, een domeinnaam, of een koffie tijdens een klantafspraak hebt betaald en daar BTW op zit, mag je die aftrekken van wat je verschuldigd bent. Wat betekent dat je ergens een gesorteerde lijst van al je inkoop-BTW moet hebben, op dezelfde manier uitgesplitst als je verkoop-BTW. De meeste facturatie-tools doen ofwel niets met uitgaven, ofwel registreren ze maar verliezen de BTW-classificatie zodra je het exporteert. In beide gevallen zit je de avond voor de deadline bonnetjes te sorteren.
Het vierde is de audit trail. Belastingdiensten behouden het recht om terug te komen met vragen. De Belastingdienst hanteert in de regel een venster van zeven jaar. Als ze in jaar vijf vragen naar een factuur uit jaar twee, moet je niet alleen de factuur kunnen laten zien, maar ook alle omstandigheden eromheen: wanneer hij is aangemaakt, wanneer hij is verzonden, of hij bewerkt is, wanneer hij betaald is, of er een creditfactuur tegenover staat. De meeste moderne facturatie-tools bewaren dit ergens in een log die niemand kan lezen, en een paar bewaren het helemaal niet omdat ze toestaan dat je facturen vrij bewerkt.
Tel die vier bij elkaar op en je begrijpt waarom een typisch freelance-kwartaal loopt zoals het loopt. Je gebruikt de ochtend voor de deadline om EU-verkopen te taggen, de middag om bonnetjes te sorteren, de avond om totalen te reconciliëren in een spreadsheet, en de laatste twintig minuten voor het echte formulier. Het formulier is het makkelijke stuk.
Ik bouwde Rozuro omdat ik er klaar mee was om zelf de spreadsheet te zijn. Elke factuurregel draagt al zijn BTW-code aan de bron, de ICP-lijst rolt automatisch uit het systeem, uitgaven worden naast verkopen geregistreerd met dezelfde classificatie, en de audit trail is gewoon de database. Niets daarvan is exotisch. Het is wat je zou bouwen als je op dag één gaat zitten en jezelf afvraagt “wat heeft de Belastingdienst elk kwartaal nodig, en kan de software dat rechtstreeks produceren”. De meeste software begint niet met die vraag. Daar zit het gat.
Heb je zelf hoekjes van de EU BTW waar geen enkele tool goed mee omgaat, dan hoor ik daar graag over — neem contact op.
Liefs, Marten.