Wat bepaalt of een freelancer zijn tijd blijft bijhouden is niet de timer zelf. Het is de frictie eromheen. Ik heb Harvest, Toggl, Clockify, Everhour, en een paar self-hosted tools waarvan ik de namen ben vergeten allemaal in gebruik gehad. Allemaal laten ze je een timer starten. Allemaal laten ze je ‘m stoppen. De verschillen die in de praktijk uitmaakten zaten overal behalve in die twee knoppen.
Ik registreer mijn eigen uren sinds 2009. Jarenlang ging het patroon hetzelfde. Ik begon de week gedisciplineerd, hit dinsdagochtend, werd in een belletje getrokken dat ik vergat te loggen, kwam twee uur later terug op mijn laptop, probeerde te reconstrueren wat ik had gedaan, en gaf het op. Tegen donderdag was de dag een mozaïek van half-onthouden taken. Tegen vrijdag was ik met mezelf aan het onderhandelen welke klant “waarschijnlijk” het uur had gekregen dat ik niet kon plaatsen. Tegen het einde van de maand factureerde ik op gokwerk dat zich voordeed als data.
Wat uiteindelijk voor mij werkte was geen betere timer, het was een kleine set gewoonten die de software kon ondersteunen als ik dat vroeg. Ik begon de timer aan het begin van de dag en liet ‘m lopen op wat ik daadwerkelijk aan het doen was, ook als dat het lezen van e-mail was. Aan het einde van een werkblok labelde en categoriseerde ik de regels terugwerkend, terwijl de context nog vers was. Ik probeerde nooit meer iets later “te herinneren”.
De tools die hierbij hielpen waren de tools die me dit lieten doen zonder tegenstand. Concreet: een nieuwe regel starten zou nooit meer dan twee klikken mogen kosten, een regel terugwerkend splitsen zou één sleepbeweging moeten zijn, van project wisselen mag de lopende timer niet kwijtraken, en het dagoverzicht zou alles wat ik gelogd heb moeten tonen op een manier die ik met de muis kan herschikken. Het klinkt als triviale UI-details. Het zijn precies de details die het verschil maken tussen een tool die ik elke ochtend open en een tool die ik na week drie niet meer opstart.
Het andere dat ertoe deed, wat ik pas opmerkte toen ik het zelf bouwde, is de aansluiting van timer naar factuur. In de meeste tools is dit een tweetraps-dans. Je registreert tijd op één plek, en eens per maand “converteer je naar een factuur”, waarbij je een scherm krijgt waar je met de hand moet aanvinken welke regels bij welke factuurregel horen. Elke keer als ik dat deed verloor ik tien minuten aan fouten die niet hadden gehoeven als de software zich had herinnerd voor welke klant ik had gezegd dat de regel was.
In Rozuro heeft een tijdregistratie-regel een klant en een optionele taak vanaf het moment dat je ‘m aanmaakt. De stap “converteer naar factuur” is één klik die de factuur produceert met de regels al ingevuld, in de volgorde waarin ze gelogd zijn. Je kunt ze aanpassen, je kunt ze mergen, je kunt het tarief overschrijven, maar de default is de voor de hand liggende en de voor de hand liggende is meestal de juiste. Dat is het kleine ding dat een halfuur per maand verandert in vijf minuten.
Er is nog één ontwerpkeuze die vaak genoeg langskomt om te noemen. De meeste tijdregistratie-tools stoppen je timer automatisch als je laptop in slaapstand gaat, wat betekent dat je het halfuur kwijt bent dat je in een meeting zat met je laptop dicht. Wij doen het andersom. De timer blijft lopen tot je ‘m expliciet stopt. Als je ‘m ‘s nachts vergeet te stoppen, kun je de regel de volgende ochtend splitsen, en de software onthoudt wanneer de laptop daadwerkelijk actief was. De default werkt in het voordeel van iemand die het onthoudt, niet van iemand die het vergeet.
Dit zijn niet het soort keuzes dat een product demo spannend maakt. Het zijn keuzes die bepalen of een freelancer in maand vier nog steeds je tool gebruikt of stilletjes terug is naar een spreadsheet. Ik ben zelf meer dan eens teruggegaan naar een spreadsheet. De timer in Rozuro heb ik gebouwd zoals ik ‘m gebouwd heb omdat ik niet wéér die freelancer wilde zijn.
Heb je je eigen timer-ergernissen, dan hoor ik die graag — neem contact op.
Liefs, Marten.