De eerste keer dat de Belastingdienst me vroeg waar factuur 2023-0147 was gebleven, moest ik het zelf opzoeken. Ik zat al jaren op dezelfde facturatie-tool en had nooit gemerkt dat de teller drie maanden eerder een nummer had overgeslagen, ergens tussen een dubbel concept dat ik had voided en een dinsdagochtend waar ik geen herinnering aan heb.
De controleur was niet geïnteresseerd in mijn uitleg, hij wilde weten waarom er een gat zat. Op het moment dat hij dat aankaartte lag de bewijslast bij mij, niet bij hem, en ik was een halve dag bezig met spitten door verwijderde-items logs om een schriftelijke reactie samen te stellen. Mijn accountant rekende er nog een uur voor om dat in een formele toelichting te vertalen. De hele omweg was terug te leiden naar één regel database-logica in mijn facturatie-tool die dat gat in de reeks nooit had mogen toelaten, en op dat moment was ik kwaad op de tool. Achteraf ben ik vooral geïrriteerd op mezelf, omdat ik in vijftien jaar ondernemen nooit had gecontroleerd of mijn factuurnummers wel doorlopend waren.
Dat moeten ze namelijk in de EU. De Nederlandse Belastingdienst, de Duitse Finanzamt, de Franse DGFiP, ze willen allemaal hetzelfde om dezelfde reden. Een doorlopende, ononderbroken, onveranderbare reeks factuurnummers. Ze zijn niet nieuwsgierig naar je esthetische voorkeuren, ze willen een reeks die ze op elk moment kunnen verifiëren tegen de boekhouding, en elk gat daarin is iets waar jij een verklaring voor moet geven.
Dat is precies het stuk dat de meeste moderne facturatie-tools overslaan. Ze genereren factuurnummers vanuit een teller die incrementeert zodra je een concept aanmaakt, wat prima werkt totdat je een concept verwijdert, of dupliceert, of tegen een edge case aanloopt die de software niet netjes afvangt. Sommige tools gebruiken het overgeslagen nummer opnieuw, andere niet. Een enkele tool laat je het nummer met de hand aanpassen, wat leuk klinkt totdat je vergeet dat je het hebt gedaan. Geen van die keuzes is op zichzelf fout. Ze matchen alleen niet met wat de Belastingdienst verwacht, en dat verschil blijft onzichtbaar tot iemand je erover mailt.
Toen ik aan Rozuro begon was de nummerings-logica het eerste wat ik schreef, omdat ik precies wist wat ik wilde: een strikte server-side teller, atomisch, die niet kan overslaan. Concepten krijgen hun eigen reeks die nooit doorloopt in de echte. Zodra een factuur verzonden is, is hij onveranderbaar. Als je iets wil corrigeren stuur je een creditfactuur die naar de oorspronkelijke verwijst, en de oorspronkelijke blijft staan. Zo werkt boekhouden al ongeveer een eeuw. Ergens onderweg is facturatie-software hier hoekjes op gaan afsnijden, en de mensen die daar de rekening voor betalen zijn dezelfde freelancers die uiteindelijk die mail van de controleur krijgen.
In Rozuro kun je dit niet uitzetten. Op het moment dat je mensen een schakelaar geeft om de regels los te laten, doet iemand het, en komt diezelfde iemand later terug met de vraag waarom hun audit scheef is gelopen. Beter om die keuze niet aan te bieden.
Wat dit kleine stukje strakheid oplevert is het gesprek dat je later niet meer hoeft te voeren. Als de controleur langskomt vraagt hij naar een nummer, jij wijst naar de reeks, de reeks is doorlopend, het gesprek gaat verder. De factuurnummering zelf maakt op niemand indruk. De vijftien minuten die je tijdens de audit terugkrijgt wel.
Heb je zelf audit-verhalen of horror-stories rond facturatie, dan hoor ik die graag — neem contact op.
Liefs, Marten.